KI im Betrieb
KI im Handwerksbetrieb
Post, Stundenzettel, Angebote: Da bleibt im Büro die Zeit. Wir sehen uns an, was bei dir am meisten kostet, richten Werkzeuge ein, die das abnehmen, und bleiben dran, bis dein Team damit arbeitet.
- Start
- Erstgespräch, 30 Minuten, online
- Vor Ort
- Bestandsaufnahme in deinem Büro
- Werkzeuge
- Erst die, die du schon hast
Die Bestandsaufnahme machen wir bei dir im Betrieb, weil man Abläufe nicht am Telefon sieht. Einrichtung, Einarbeitung und Rückfragen laufen online, egal wo in Deutschland dein Betrieb sitzt.
- 250+
- betreute Betriebe
- 2023
- gegründet in Riesa
Wo die Zeit bleibt
Wo KI im Büro wirklich Zeit bringt
Nicht überall, aber an vier Stellen deutlich. Der graue Balken ist heute, der blaue mit Unterstützung.
Das Postfach
Anfragen liegen oben, Rechnungen beim Steuerberater, Werbung im Ordner. Antworten kommen als Entwurf.
Heute45 Min. abends durchgehenMit KI10 Min. nur, was Antwort braucht35 Min.jeden Tag
Das Angebot
Aufmaß diktiert, Positionen aus alten Angeboten, Text steht. Du prüfst und schickst.
Heute2 Std. Sonntagabend am KüchentischMit KI20 Min. in der Mittagspause1:40 Std.je Angebot
Die Stunden
Jeder Monteur bucht in zehn Sekunden aufs Projekt. Die Rechnung geht ohne Nachfrage raus.
Heute1 Tag Zettel sortieren und nachfragenMit KI1 Std. Abgleich7 Std.jeden Monat
Die Anfrage
Anruf, Formular und Mail in einer Liste mit Status. Was offen ist, fällt auf.
Heute2 Tage bis zum Rückruf, wenn der Zettel gefunden wirdMit KIRückruf am selben Tag2 Tageschneller beim Kunden
Beispiel, ausgedacht
Ein Elektrobetrieb, acht Leute, drei Monate
So sieht der Weg aus, wenn wir ihn gehen. Der Betrieb ist ausgedacht, die Schritte sind die, die wir so einrichten.
Woche 1
Bestandsaufnahme vor Ort
Ein Vormittag im Büro. Wer macht was, was wird doppelt eingetippt, wo liegen die Zettel. Drei Stellen bleiben übrig: Posteingang, Angebote, Stunden.
ErgebnisEine Liste mit drei Punkten, in dieser Reihenfolge.
Woche 2
Postfach
Regeln im vorhandenen Mailprogramm, dazu ein Schritt, der jede Mail einordnet und bei Anfragen einen Antwortentwurf anlegt. Rechnungen gehen direkt an den Steuerberater.
ErgebnisAbends zehn Minuten statt einer dreiviertel Stunde.
Woche 3 und 4
Angebote
Aufmaß per Diktat vom Handy, Positionen aus den letzten zwanzig Angeboten als Vorlage, der Text wird vorformuliert. Geprüft und verschickt wird in der Software, die schon da war.
ErgebnisDas Angebot geht am selben Tag raus, nicht am Wochenende.
Monat 2
Stunden
Zeiterfassung auf dem Handy der Monteure, Buchung aufs Projekt in zehn Sekunden, die Auswertung läuft direkt in die Rechnung. Eingeführt auf der Baustelle, nicht im Besprechungsraum.
ErgebnisMonatsabschluss in einer Stunde, keine Nachfragen mehr.
Monat 3
Anfragen
Alle Anfragen in einer Liste mit Status, egal ob Anruf, Formular oder Mail. Was drei Tage offen ist, steht oben. Die Bürokraft sieht morgens, wen sie anruft.
ErgebnisKein Angebot bleibt mehr liegen.
Drei Monate, fünf Stellen, eine neue Software (die Zeiterfassung). Die Chefin hat ihre Abende zurück, das Büro läuft halbtags.
Beispielbetrieb, nicht real. Was bei dir herauskommt, hängt von deinem Büro ab und wird in der Bestandsaufnahme festgelegt.
Aus Erstgesprächen
Warum KI im Büro oft nichts bringt
Fast jeder Betrieb hat es schon probiert, meistens mit einem Gratis-Werkzeug und viel Hoffnung. Dass es wieder eingeschlafen ist, hat meistens einen dieser Gründe.
Werkzeug gekauft, niemand nutzt es
Die Lizenz läuft, der Stundenzettel ist weiter aus Papier, weil niemand dem Team gezeigt hat, wie es im Alltag geht.
RichtigErst der Ablauf, dann das Werkzeug. Eingeführt wird an echten Fällen aus deinem Betrieb, nicht mit einem Handbuch.
Kundendaten im Gratis-Werkzeug
Ein Angebot mit Name, Adresse und Preisen in ein Werkzeug kopiert, das damit trainiert. Das ist ein Datenschutzproblem, und zwar deins.
RichtigVorher festlegen, welche Daten in welches Programm dürfen, und dafür Werkzeuge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung nehmen.
Alles auf einmal
Postfach, Zeiterfassung, Angebote und Telefon in einem Monat umgestellt. Nach zwei Wochen ist das Büro durcheinander und alles wird zurückgedreht.
RichtigEine Stelle nach der anderen. Die erste muss laufen, bevor die zweite kommt.
Zeiterfassung als Kontrolle
Wird sie als Überwachung eingeführt, trägt das Team ungenau ein oder gar nicht, und die Auswertung ist wertlos.
RichtigAls Entlastung einführen: weniger Nachfragen am Monatsende, die Stunden stehen auf dem Projekt, wo sie hingehören.
Texte ungeprüft rausgeschickt
Die KI hat im Angebot eine Position erfunden oder dem Kunden etwas zugesagt, was nicht geht.
RichtigEntwürfe ja, Versand nur nach Prüfung. Das Werkzeug schreibt vor, du entscheidest.
Ansprechpartner
Sebastian Berndt
Geschäftsführer, Webentwicklung und Suchmaschinenoptimierung
Häufige Fragen
Bevor du dich entscheidest
Brauche ich dafür neue Software?
Meistens weniger, als du denkst. Vieles geht mit dem, was schon da ist: dein Mailprogramm, deine Bürosoftware, das Handy der Monteure. Neu kommt nur dazu, was eine Lücke schließt, und das entscheiden wir nach der Bestandsaufnahme, nicht vorher.
Was passiert mit den Daten meiner Kunden?
Sie bleiben bei dir. Wir legen vorher fest, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, und nehmen nur Programme mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein kostenloses Werkzeug, das mit deinen Eingaben trainiert, gehört nicht dazu.
Ersetzt das meine Bürokraft?
Nein. Es nimmt ihr ab, was sich täglich wiederholt, also das Sortieren, das Abtippen und das Nachfragen. Die Entscheidungen, der Kontakt zum Kunden und der Blick aufs Ganze bleiben bei Menschen, und dafür hat sie dann Zeit.
Muss mein Team das lernen?
Ein bisschen, ja. Deshalb führen wir es an echten Fällen aus deinem Betrieb ein und nicht mit einer Schulung am Beamer. Wenn der Monteur die Zeiterfassung nach dem ersten Tag von selbst benutzt, war sie richtig gewählt.
Geht das auch in einem Betrieb mit drei Leuten?
Gerade da. Je kleiner der Betrieb, desto öfter macht der Chef das Büro selbst, abends. Da bringen ein sortiertes Postfach und ein Angebot, das am selben Tag rausgeht, am meisten.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wo wir anfangen und wie viele Leute mitmachen. Deshalb nennen wir hier keine Zahl. Im Erstgespräch schauen wir, was bei dir am meisten bringt, danach bekommst du ein Angebot mit festem Umfang.
Wie schnell merke ich etwas?
Beim Postfach am ersten Tag, bei der Zeiterfassung nach dem ersten Monat, wenn die Stunden ohne Nachrechnen stimmen. Was länger dauert, ist die Gewohnheit im Team, und dabei bleiben wir dran.
Anfrage
Schreib uns, worum es geht
Ein paar Sätze reichen: welches Gewerk, was du dir vorstellst, was dich an deiner jetzigen Seite stört. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Lieber direkt? Ruf an unter 03525 5699961 oder schreib an info@contentura.de.
Nächster Schritt
30 Minuten, dann weißt du, woran du bist
Wir sehen uns an, was du hast, und sagen dir, was wir machen würden, auch wenn die Antwort „gerade nichts“ lautet. Online, ohne Verpflichtung.
Such dir einen Termin im Kalender aus, oder ruf einfach an.